Conceptos básicos para utilizar el correo electrónico

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A medida que pasa el tiempo en la mensajería escrita de forma electrónica he ido aprendiendo muchas normas de cortesía y conceptos para realizar esta tarea lo mejor posible. Cuando empecé a utilizar la mensajería por módem apenas hacía caso de todas esas normas y ahora me doy cuenta de que era un profano como los que encuentro en la actualidad.

Muchas de esas personas utilizan habitualmente las últimas tecnologías (con sus dispositivos último modelo), y no se dan cuenta de todas estas nociones básicas que deben saber. Dudo seriamente que haya mucha gente que lea este documento, ni siquiera para repasar si lo hacen bien o mal, pero no obstante creo que es buen momento para escribirlo. Los que lleguen a él podrán mejorar y evolucionar en tal práctica. Así mismo, espero que si se me olvida alguna, tengáis la amabilidad de escribir un comentario para mejorarlo.

Conceptos básicos de un correo electrónico

Un email o correo electrónico se compone de varias zonas delimitadas. Las principales son la cabecera y el cuerpo del mensaje.

En la cabecera va toda la información imprescindible del mensaje, por lo general esto se traduce en:

  • Quien es el autor (el que empieza o contesta un mensaje).
  • A quien se dirige el mensaje
    • puede ser uno o varios destinatarios.
    • puedes incluir copias adicionales del mensaje (llamadas “Copia Carbón”, “Carbon Copy” ó “CC
    • puedes incluir copias ocultas (llamadas “Copia Carbón Oculta” ó “CCO”, o en inglés como “Blind Carbon Copy” ó “BCC”)
  • En que fecha y hora se ha escrito.
  • Y el título que resume todo el mensaje (“Asunto” o en inglés “Subject”)

En el cuerpo del mensaje irá todo el texto que escribas. Dentro de él podemos tratar varios apartados, aunque esto puede variar dependiendo del tono de la conversación que se lleve.

Normalmente y por cortesía, se suele añadir un saludo o inicio de mensaje.

Después esta el grueso de la contestación, todo lo que vayamos a decir a la/s persona/s destinataria/s de dicho mensaje.

Para finalizar se incluye una despedida y una firma.

Contestar un mensaje

Se suele seguir casi el mismo patrón. Pero en la contestación puede incluir algunas variantes en la concepción del grueso del texto.

Si la contestación requiere una respuesta corta, no hace falta incluir el mensaje anterior. Esto facilita la lectura posterior.

Si la contestación requiere retener todo el mensaje anterior, debería incluirse al final del mismo.

Si la contestación requiere contestar por partes, deberá borrar las partes que no necesiten incluirse. A esto se le llama citar o en inglés quote. (también lo podéis encontrar traducido a lo bestia como “quotear”). Debajo de cada parte citada va vuestra respuesta. Para aclarar la respuesta a o los destinatario/s, por cortesía suele ponerse en otro color las letras, un color oscuro que no desentone y no sea chillón o demasiado claro, con lo que se facilitará la lectura posterior.

Si las contestaciones posteriores requieren citar varias personas, cada trozo anterior de la persona citada contendrá una marca para delimitar que es un mensaje mas antiguo. Antiguamente en la mensajería por módem se incluía el símbolo > (mayor que), cuantos mas símbolos de este tipo juntos aparezcan, mas antiguos son los trozos citados de otras personas. En la actualidad muchos mensajes aparecen con una barra horizontal y en color gris claro a la izquierda de éste. Se utiliza la misma tónica cuando las citas son mas antiguas (varias barras verticales juntas).

Ejemplos:

> aquí se pondría parte del mensaje citado.

mi contestación sobre ese tema.


>> esta seria una contestación anterior
> aquí se citaría “mi contestación sobre este tema”.

ahora escribiría una nueva contestación otra persona.

De este modo, los lectores posteriores saben que se trata de partes antigua de otras personas.

Una variante para quitar texto adicional es poner entre corchetes de quien es ese texto, ejemplo:

[Perico de los Palotes dijo]
> Esto sería una contestación anterior

Yo contesto esto otro.

Con esto eliminaríamos las cabeceras enormes que ponen muchos lectores de correo a la hora de adjuntar mensajes, frases y palabras innecesarios para la respuesta.

Recordad que aunque se pueda incluir citas anteriores a la que estáis contestando (para llevar un hilo o historia de mensaje mas claro), el receptor del mensaje suele saber el contenido anterior a este. No hace falta repetir en exceso las citas anteriores, así los mensajes y sus respuestas serán mas concisos y fáciles de leer.

Piensa que algunas personas les gusta imprimir estos mensajes. Si poseen muchas citas o todas las contestaciones anteriores, gastaría mas papel. Recuerda que seguramente ya habrá imprimido el anterior mensaje y por lo tanto ya tiene una cita impresa, no necesita volver a recordarla en el siguiente mensaje a imprimir.

Crear un Asunto (Subject) correctamente

Es necesario incluir en la cabecera del mensaje un texto de asunto. Esto se hace para resumir cómodamente en una frase simple todo el mensaje. Cuando una persona tiene varios mensajes en su buzón le será mas fácil reconocer a que corresponde cada mensaje.

Cuando escribes un mensaje por primera vez puedes crear tu el asunto, pero cuando lo contestas es mejor dejar el que viene de origen, así el destinatario sabrá que corresponde al mismo tema que se está tratando. Solo si cambia el contenido de la respuesta o la conversación va derivando a otros temas será conveniente modificar dicho apartado para definir mejor el resumen.

En algunos programas de mensajería esta línea de Asunto puede variar con la palabra Tema, y en otros estar en inglés como Subject. Que sepas que es lo mismo.

Por último es conveniente saber que cuando el asunto de un mensaje le preceden las letras:

  • RE significa que es una REspuesta.
  • RV o FW, significa que es un Re-enVío (FW es la contracción en inglés de Fordward).

La firma

Debe contener lo mínimo posible. Pensad que es una parte que vas a repetir mucho en todos los mensajes. Un ejemplo simple sería:

Saludos…
nombre y apellidos

Con esto suele ser mas que suficiente.

A veces es interesante incluir el correo electrónico que usas o una página web que represente la actividad que llevas a cabo.

Si incluyes imágenes como firma, intenta que éstas no sean ostentosas. Debes conseguir que ocupen poco espacio y estén bien optimizadas.

Dependiendo de vuestro cargo, puesto o empresa es posible que quieras incluir esos textos sobre la confidencialidad de lo escrito. Tened presente que no os va a servir de nada. La gente imprimirá el texto, lo leerá en voz alta a otra persona, o incluso lo re-enviará a otra persona y se enterará igualmente.

Si tenéis que incluir un texto similar, escribid algo muy resumido. Piensa que cada contestación vuestra va incluir ese texto. Si solo escribís habitualmente dos frases de contestación y después empleáis varios párrafos largos para el texto de confidencialidad de datos o contestaciones, queda descompensado y no es nada útil. Si además incluís firmas con imágenes, todo empieza a ser un despropósito sin precedentes.

Adjuntar imágenes o ficheros

Enviar texto no tiene muchos mas secretos especiales. Con estas pequeñas nociones se nos hará la vida y lectura posterior mucho mas sencilla. Pero a la hora de adjuntar imágenes o ficheros se complica un poco todo.

Tenéis que pensar que los ficheros suelen ocupar bastante espacio. Además para poder enviadas por correo electrónico aumentara un 30 % de su tamaño original. Este tamaño adicional es debido a que tienen que ser codificados con caracteres para que los lectores de correo puedan transferirlos y después recomponerlo correctamente.

Por otra parte tienes que pensar que algunos buzones de correo en Internet tienen espacio limitado. Se puede bloquear la cuenta de una persona si se queda sin espacio. Para volver a poder recibir mas mensajes en una cuenta bloqueada se tendrá que borrar contenido para que pueda recibir mas.

Si tienes una cuenta de correo electrónico con espacio limitado, es recomendable utilizar un cliente de correo electrónico que guarde de forma local (en vuestro ordenador) los correos electrónicos. Así cada vez que compruebes el correo desde el programa, darás la orden al buzón de correo en Internet, de que vaya vaciando espacio porque ya lo tienes en tu ordenador. Valen muchos clientes de correo electrónico, pero suelo recomendar Mozilla Thunderbird porque es un programa que podrás encontrar para Windows, Mac y distribuciones Linux.

A la hora de enviar fotografías, a no ser que sea esencialmente necesario, debéis reducirlas de tamaño y resolución. Las fotos hechas con cámaras siempre contienen muchos datos adicionales que permiten ampliar la foto y ver detalle. Estos detalles se usan principalmente para imprimir en buena calidad. Muchas veces esos detalles no son necesarios para ver la imagen correctamente en pantalla de un ordenador o la pantalla de un teléfono inteligente.

Para reducir el tamaño de las fotos que enviéis adjuntas suelo recomendar Picasa de Google, pero éste ha decidido cerrar dicho proyecto y ya no lo ofrece gratis. Como alternativa a éste programa puedes usar XnView MP, que está disponible para Windows, Mac y distribuciones Linux. Si envías fotos en el móvil, puedes hacerlas antes en menor calidad, así los adjuntos ocuparan menos tamaño. No obstante existen aplicaciones para los sistemas Android como Resize Me! del mismo autor, su versión Pro (de pago, cuesta bastante poco) os permitirá cambiar de tamaño a múltiples imágenes y añadir marcas al agua. El autor de este programa ya prepara la versión para iOS (dispositivos móviles de Apple). No obstante en las respectivas “Tiendas de aplicaciones” podrás encontrar otras que seguramente te solventarán el problema de reducir el tamaño de forma fácil.

No envíes vídeos adjuntos dentro de los correos electrónicos. Mejor que emplees un servicio como YouTube, Vimeo o similares, donde podréis cargar el vídeo en línea, ponedlo como privado o con clave y darle el enlace directo a las personas que precises. Esta es la mejor forma.

Tampoco adjuntes ficheros musicales o sonoros (mensajes de voz por ejemplo). Aunque el archivo ocupe relativamente poco, también es un problema al enviarlo adjuntos en un mensaje. Puedes intentar enviarlo a servicios de Podcast como Spreaker o SoundCloud entre otros. Como último recurso puedes enviarlo desde un disco duro virtual (leer un poco mas abajo).

Si necesitas enviar fotos en buena calidad recomiendo servicios donde subirlas como: Google Fotos o Flickr de Yahoo!. Estos son dos buenos lugares para empezar. Si tienes cuenta Premium en Amazon, te dan un servicio de alojamiento de fotos con espacio ilimitado. Una vez las tengáis ubicadas en vuestro servicio favorito, con pasar el enlace directo a la galería de fotos ya será suficiente, por lo general todos tienen una opción para compartir la Galería, una foto, etc. Así cada destinatario podrá ver la imagen o descargarla en buena calidad, si lo desea.

Al enviar documentos es preferible hacerlo en formatos que puedan leer todas las personas. El formato mas utilizado para ello suele ser PDF. No todo el mundo puede leer documentos en Microsoft Office (de Word con formato DOC o DOCX), pero sabed que las suite ofimáticas como LibreOffice lo permiten (está disponible para Windows, Mac y distribuciones Linux). Pero si no estás seguro lo mejor es usar el PDF ya que existen mas visores (inclusive para dispositivos móviles como los teléfonos inteligentes) con los que poder leer cómodamente estos ficheros.

Con LibreOffice puedes exportar fácilmente a PDF el documento. Esto no solo permitirá que se puedan leer fácilmente por todos, sino que además hará que no se puedan editar fácilmente. Es muy útil para enviar presupuestos o documentos que no deberían ser modificados o alterados por terceros (solo los que tengan editores de PDF podrán hacer modificaciones, pero esto es menos común que el visor para poder verlos).

No conviene adjuntar ejecutables o instaladores de programas. Pensad que no todo el mundo tiene el mismo sistema operativo o tipo de ordenador. Además muchos buzones de correo pueden capar dicha opción aduciendo que es un problema de seguridad (se podrían enviar virus o archivos maliciosos así, y por ello suelen cortar por lo sano no dejándolo hacer). A no ser que la persona te haya pedido dicho tipo de fichero, no debes hacerlo. Si se trata de una versión de un programa en concreto es mejor adjuntar la página web original donde lo puede encontrar.

Otra opción para compartir archivos de cualquier tipo es emplear un servicio de Disco Duro Virtual como Dropbox, Google Drive, o Box.com, con ellos podrás subir varios tipos de archivos o una carpeta en concreto y compartirla con una o varias personas.

Los Smilie, Emoticon, Emoji y Stickers

Cuando se escribe un mensaje de correo electrónico a menudo puedes ver algunos símbolos creados con caracteres de símbolos, puntuación o numerales. Estas combinaciones suelen servir para intentar expresar emociones por los mensajes. A estas pequeñas combinaciones se les llama Smilie (viene de smile, que quiere decir sonreír en inglés).

Si ves un : – ) por ejemplo, esto quiere decir que es alguien que esta feliz o alegre. Para entender mejor la emoción tuerce la cabeza a la izquierda y verás como los dos puntos son los ojitos, el guión es la nariz, y el paréntesis cerrado la sonrisa. Hay muchas combinaciones aparte de esta para expresar diferentes formas de leer un escrito. Con una carita de estas un comentario puede interpretarse de diferente forma que sin él. Una frase como:

Eres idiota.

puede ser interpretado como negativo y demasiado serio, pero con un smile tal que así

Eres idiota. : – )

puede tener un cariz mas gracioso o en broma.

Desde la Wikipedia, podrás encontrar un texto recopilatorio de muchos de estos símbolos:

Al principio, si no conoces a la persona con la que te escribes, ten cuidado con lo que dices, pues a lo mejor no conoce estos simpáticos caretos. Solo a medida que vayas conociendo mas a la persona podrás tener la confianza necesaria como para ir añadiendo este lenguaje emocional.

Los Emoticon son una variante que sustituye algunos de estos símbolos por pequeños dibujos mas representativos.  El término Emoticon fue empleado en los programas de mensajería instantánea de Microsoft (MSN, Windows Live Messenger, entre otros). La palabra Emoticon es la contracción entre emotion (de emoción en inglés) e icon (que significa icono).

Los Emoji son básicamente lo mismo aunque este término viene desde Japón donde se empezó a utilizar este sistema de símbolos y dibujos. No todos los programas emplean este sistema. En este caso, los Emoji pueden aparecer como extraños símbolos con forma cuadrada si el programa no reconoce dicho carácter. Esto es debido a que emplean una “codificación extendida” para representarlos . Si el programa no tiene dicha codificación y la opción de representar Emoji, solo representará ese símbolo extendido y no verás la imagen asociada. Tenlo presente para utilizar solo esta opción con personas que sí dispongan de esta posibilidad.

Como los Emoji son de japón y la escritura allí tiene muchos símbolos, para representar los caracteres se emplean fuentes de letra que poseen todos estos símbolos. Como tienen mas caracteres que los occidentales, cuando aparecen éstos en un sistema que no lo reconoce, se ven como extraños caracteres irreconocibles.

Los Stickers son algo así como las pegatinas de Internet. Son pequeñas imágenes que representan cosas. A veces estas imágenes son animadas (tiene cierto movimiento). Como ocurre con los Emoji, solo los programas que permitan esa opción podrán usarlos. En el correo electrónico no suele ser comunes. Los Stickers se han popularizado a través de las páginas de redes sociales y algunos programas de mensajería instantánea por móvil.

Escribir todo en mayúsculas se interpreta como GRITAR

Ten cuidado cuando escribas un mensaje solo con mayúsculas. En Internet escribir así da a entender que estas gritando. No mejora la lectura porque escribas todo en mayúsculas. Lo que mejora la lectura es que escribas y leas lo que has escrito para saber si tu mismo lo entiendes. A veces una segunda lectura en una contestación antes de enviarla rápidamente puede mejorar la comprensión de tus respuestas.

Si escribes desde el móvil

Cuanto uno escribe desde un dispositivo con una pantalla pequeña, lo mejor es hacer las cosas lo mas simples posibles.

  • Contesta de forma clara y concisa.
  • Borra los mensajes o citas anteriores, ya que así enviarás mas rápido tu respuesta.
  • Haz una segunda lectura antes de enviar algo. Comprueba que lo has escrito bien, que no haya faltas de ortografía o gramaticales, que las fechas y menciones son exactas. Así no liarás con tu respuesta a los demás.

Recuerda que estos dispositivos permiten realizar muchas tareas, pero no se es mas eficiente si lo haces rápido y mal.

¿Qué otras notas crees conveniente añadir?

Recuerda que estas son solo unas breves notas para mejorar tus correos electrónicos. Puede que yo no lo sepa todo o que se me haya olvidado alguna, así que comparte con los demás la que creas oportunas,  así mejoraremos el escrito en el tiempo.

ATENCIÓN: Puedes opinar sin meter Correo electrónico o Web.


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